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Construisez vos propres scénarios en utilisant Airtable et Gmail

Et si vous pouviez vraiment envoyer plusieurs courriels à partir de votre compte Gmail sans avoir à faire cent fois du copier-coller ?

Elise

Tutoriel

May 19, 2021
11min

Si vous souhaitez envoyer des courriels en masse et rendre vos stratégies de marketing par courriel plus efficaces, cette combinaison d'Airtable et d'Integromat s'avérera révolutionnaire pour vous.

La marche à suivre


Nous vous montrerons comment envoyer des e-mails Gmail depuis Airtable, avec plusieurs modèles d'e-mails et des liens vers le client concerné.

En appuyant simplement sur le bouton Airtable, nous activerons un webhook Integromat qui récupérera le courriel du destinataire, le sujet du courriel et le contenu de Airtable. Ceux-ci seront envoyés à partir de votre propre compte en utilisant le module Gmail, simple à configurer, à l'intérieur d'Integromat. Ce processus est très simple et nécessite beaucoup moins d'efforts que les gros logiciels d'envoi de courrier électronique comme SendGrid ou MailJet. Il convient de mentionner qu'Integromat vous permet également de connecter ces deux services de courrier électronique.


Cela peut sembler un peu compliqué pour l'instant mais c'est en fait un processus très facile à exécuter qui peut être fait sans aucune connaissance du code. Oui, il peut en fait être réalisé sans aucune connaissance ou formation préalable dans n'importe quel type de langage de codage. Tout ce qu'il faut, c'est un peu de temps et de patience.


Cette approche permet également de s'assurer que le courrier électronique arrivera de votre propre compte Gmail et non d'un logiciel de messagerie tiers. Elle vous évite de devoir copier-coller le même courriel 45 fois, par exemple.


Voici la description du processus à suivre qui rendra la tâche d'envoi de courriels très simple et sans faille.

1. Mise en place de votre base Airtable

Vous pouvez ouvrir une nouvelle base et commencer à la mettre en place à partir de zéro ou sauter à la fin de l'article et ouvrir un échantillon partagé de cette base.

La première colonne dont nous aurons besoin est le "Nom", qui enregistrera le nom complet des personnes figurant sur notre liste de diffusion. Il est toujours bon d'ouvrir un e-mail avec une mention personnalisée, il serait donc bon de ne connaître que le prénom de la personne. Nous avons créé la colonne "Prénom" pour cela.

Si vous avez les prénoms stockés séparément, vous les placez dans cette colonne. Dans notre cas, nous n'avons que le nom complet, nous devons donc extraire le prénom, ce qui peut être fait à l'aide de la formule Airtable.

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D'abord, vous utilisez la formule FIND() qui vous aidera à trouver l'emplacement de la barre d'espacement entre les noms, elle vous aidera ensuite à séparer le prénom du nom de famille.

Ensuite, vous utiliserez la formule LEFT() pour extraire le nombre de caractères commençant à gauche du "Nom".


Lorsque nous combinons les deux formules, nous déduisons également 1, sans inclure la barre d'espacement (qui est l'emplacement indiqué par la formule FIND()).

Cela vous aidera à extraire le prénom du nom complet d'une personne que vous utiliserez dans la salutation de votre courriel.


La colonne suivante est celle du courriel, où vous voulez que le courriel soit envoyé. Utilisez le champ type email et n'utilisez qu'un seul email par ligne.

2. Configuration du contenu et des modèles de courriers électroniques pour les différents messages


Nous allons maintenant travailler sur le contenu du courrier électronique. Nous allons créer la colonne "Email à envoyer" qui sera liée à un nouveau tableau "Modèles".

C'est là que vous pourrez écrire des emails et leurs sujets à l'avance, prêts à être envoyés.

La première colonne ici sera le sujet.

La deuxième colonne sera le "corps du courriel" avec un champ de type "texte long".

N'oubliez pas d'activer l'option de basculement de formatage riche qui apparaît en dessous. Le formatage avancé vous permet d'éditer votre courriel à partir du modèle pour faire des modifications, par exemple, mettre quelques mots en gras ou en italique ou simplement ajouter des liens vers une phrase particulière.

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Ce processus vous permettra de voir comment votre courriel apparaîtra aux yeux du destinataire. Le contenu de ce courriel ne contiendra toutefois pas la mention spéciale que vous ajouterez plus tard dans Integromat.


Après avoir configuré quelques modèles de courriel, vous pouvez revenir au tableau initial et utiliser la petite icône "+" dans la ligne qui apparaît sous "Courriel à envoyer" pour sélectionner votre modèle.

A droite de l'email à envoyer, nous avons ajouté deux colonnes de type "Lookup" - Objet et Corps de l'email, c'est juste pour que nous puissions voir le contenu des emails que nous envoyons dans la même vue.


3. Configuration du  "bouton" dans Airtable et liaison avec le webhook Integromat


Vous pouvez maintenant créer votre propre bouton "Envoyer un e-mail", en ajoutant une nouvelle colonne et en sélectionnant le type "Bouton".

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Ensuite, vous pouvez choisir la couleur de votre bouton et de l'étiquette. L'action sera ici "Ouvrir l'URL". Pour remplir l'URL, vous aurez besoin d'un webhook de l'Integromat, qui est un autre processus que nous expliquerons au point suivant.


4. Création d'un webhook Integromat


Un webhook est une adresse URL qui peut recevoir des données et les traiter lors des étapes suivantes. Une telle adresse URL peut être générée par Integromat.

Pour créer un nouveau webhook, vous devez créer un nouveau scénario à partir de zéro, dont le premier module sera le webhook. Vous pouvez cliquer sur le "webhook personnalisé" et ajouter un nouveau webhook.

Saisissez un nom facile à identifier, confirmez et vous obtiendrez une adresse URL que vous pourrez copier et utiliser dans Airtable.

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Copiez cette URL et collez-la dans la boîte de dialogue que vous avez vue en créant un bouton au point trois. Veillez à utiliser les crochets des deux côtés et à ajouter un point d'interrogation ( ?) à la fin de l'URL.


Ensuite, dans l'URL, tapez "record id=" et joignez l'ID de l'enregistrement en cours (à l'aide de la formule RECORD_ID()).

L'utilisation de l'esperluette "&" permet de relier le texte dans les formules Airtable. C'est l'équivalent de la formule CONCATENATE().

Maintenant, une fois que vous aurez cliqué sur le bouton, vous pourrez voir les données de cette ligne apparaître dans l'Integromat. Vous pouvez ensuite utiliser l'ID d'enregistrement pour obtenir plus d'informations sur cet enregistrement particulier à l'étape suivante.


5. Accès aux données de la table aérienne à l'intérieur d'Integromat


Revenons à Integromat et ajoutons le module Airtable. Tout d'abord, ajoutez une nouvelle connexion à Airtable.

Vous aurez besoin d'une clé API Airtable pour cela (vérifiez dans votre profil utilisateur). Sélectionnez la bonne base et le bon tableau - dans notre exemple, le tableau 1.

C'est là que vous allez chercher l'ID de l'enregistrement provenant de la webhook.

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Ce module renvoie les données de l'enregistrement sur lequel vous avez cliqué, y compris le "Prénom", l'email et l'identifiant du modèle d'email sélectionné.


Maintenant, vous pouvez également ajouter le second module Airtable qui vous montrera le contenu des modèles. Suivez les mêmes étapes que ci-dessus et utilisez l'identifiant de l'"Email à envoyer" pour récupérer le "Sujet" et le "Corps de l'email".

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6. Utilisation du module Markdown pour convertir du texte Airtable Rich en HTML approuvé par Gmail


Dans le corps de notre courriel, nous utilisions du texte enrichi, qui doit être converti en HTML pour éviter toute perte de formatage. Nous utiliserons ici le module Integromat Markdown. Ajoutez-le à partir du menu du nouveau module.

Cliquez dessus et sélectionnez le "corps du courriel", qui provient du module Airtable précédent. Cela convertira le texte enrichi en balises HTML et vous pourrez alors le joindre au corps du courriel dans le module Gmail. Ainsi, lorsque l'enregistrement est transféré vers Gmail, le corps du message est converti en HTML pour pouvoir être affiché sans problème.

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7. Configuration du module Gmail dans Integromat pour l'envoi de courriels basés sur les données Airtable


Ensuite, vous devez ajouter le module Gmail à votre scénario Integromat. Cliquez sur le bouton "Ajouter un autre module" et choisissez l'option Gmail, vous pouvez également le rechercher s'il n'apparaît pas automatiquement.

De même, comme pour les autres modules, vous devez d'abord l'authentifier et ajouter une nouvelle connexion à Gmail.

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Ajoutez le destinataire en utilisant le champ de l'adresse e-mail récupéré dans le premier module Airtable. Utiliser le deuxième module Airtable et le champ "objet" pour le sujet du courriel.

Dans le contenu du corps du courriel, nous allons d'abord créer une salutation. Vous pouvez utiliser la salutation de votre choix et le prénom de la personne à qui vous envoyez le courrier. Vous pouvez également choisir cette salutation à partir de l'enregistrement Airtable que vous aviez récupéré précédemment.

Gmail traite le contenu du corps du courrier électronique comme du HTML. Cela signifie que vous devez créer un paragraphe "<p>" et "</p>" à partir du contenu pour qu'il n'apparaisse pas en ligne avec le reste du contenu.

C'est pourquoi nous avons intégré la salutation dans la balise de paragraphe. Le reste de l'e-mail sera du contenu du module de démarquage qui sera déjà au format HTML.

Vous pouvez également décider d'inclure des pièces jointes dans votre Gmail. Cela nécessiterait un module antérieur pour récupérer ou télécharger cette pièce jointe dans Integromat. L'activation du paramètre avancé vous permettra d'activer les destinataires de la copie carbone (le champ CC) et les destinataires aveugles de la copie carbone (le champ BCC).

8. Confirmation de la bonne exécution dans Airtable


Enfin, nous voulons recevoir des informations sur le fait que notre scénario a été exécuté avec succès. Nous y parvenons en ajoutant le module final d'enregistrement des mises à jour de la table aérienne. Nous mettrons à jour la table et l'enregistrement d'origine, qui a déclenché ce scénario en plaçant la valeur "Envoyé" dans le champ "Statut". Assurez-vous que vous avez créé une colonne intitulée "Statut". La création de cette colonne en tant que type "single select" rendra le message de confirmation plus reconnaissable visuellement.

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Nous avons remarqué que nous avons sélectionné les "Smart links". Comme notre colonne "Statut" est une colonne de sélection unique, cela nous permettra de créer à partir d'Integromat des choix de sélection qui n'ont pas encore été définis dans Integromat.


9. Exécution du scénario final


La dernière étape consiste à enregistrer le scénario et à le programmer de manière à ce qu'il puisse se dérouler immédiatement chaque fois que vous cliquez sur le bouton dans Airtable.

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Il vous suffit maintenant de sélectionner le sujet à envoyer et de cliquer sur les boutons pour envoyer les e-mails depuis votre propre compte Gmail.

C'est ainsi que vous pouvez facilement envoyer des courriels Gmail en utilisant la table d'appel. C'est un processus simple qui demande du temps et des efforts au début, mais une fois qu'il est correctement mis en place, il vous soulagera d'une grande charge pour certains des courriers électroniques professionnels répétitifs les plus courants.