Automatiser avec Make : tutoriel débutant

Y aurait-t-il un moyen de connecter sa boîte mail à son Google Drive et à son Slack ? Avec le nocode, c’est possible ! Des logiciels web comme Zapier ou Make (ex-Integromat) permettent d'automatiser des process récurrents pour vous permettre de vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée !

Make, c'est quoi ?

Make, qui se présente comme la "colle de l'internet" est un outil web permettant de faire dialoguer vos outils favoris entre eux. Par exemple, il permet de dire à Trello d'ajouter une carte lorsqu'un email contenant tel objet arrive dans votre boite mail, et d'envoyer un slack avec le lien du ticket. Autre exemple que nous allons développer : lier Gmail et Google Drive pour transférer vos pièces jointes de vos emails dans un dossier drive.

Automatiser l'upload de vos pièces jointes sur Google Drive

Construisons le scénario ci-dessus qui permet de sauvegarder les pièces jointes des mails entrants sur votre boîte Gmail dans votre Google Drive.

En moyenne, un salarié passe 28 % de son temps à gérer ses e-mails. Automatiser le traitement des pièces jointes peut faire gagner plus de 3 heures par semaine.

Le chiffre clé

En premier lieu, il faut définir les application que l'on souhaite faire dialoguer dans notre scénario parmi plus de 400 possibilités, ici Gmail et Google Drive. Puis on peut commencer à construire notre scénario: on crée une première bulle Gmail.

Il faut alors définir quel call API on souhaite effectuer au début du scénario, ici "watch emails" car on veut parcourir les emails pour qu'on puisse ensuite extraire les pièces jointes.

Il faut ensuite se connecter au compte Gmail que l'on souhaite utiliser pour ce scénario afin de donner un accès API à Make pour qu'il puisse parcourir votre boîte mail.

Il faut ensuite choisir quel fichier vous souhaitez que Make parcoure (Important, Spam...). Ici on choisira simplement "Inbox".

Puis il faut indiquer à Make à partir de quel email doit-il lancer ce scénario, soit à partir de maintenant soit dès telle date.

Puis on passe à la deuxième bulle "Iterator" que l'on trouve dans les outils en bas de page. On va alors choisir l'array "Attachment". On dit ici à Make de regarder les pièces jointes dans les mails parcourus par la première bulle de notre scénario.

Enfin on crée notre dernière bulle: une bulle Google Drive "Upload a File". Cette bulle va récupérer les pièces jointes collectées dans l'Iterator pour les envoyer sur le dossier Google Drive de votre choix.

Il nous reste alors juste à définir à quel intervalle on veut que le scénario s'exécute (toutes les 15 minutes, toutes les semaines...)

Et voilà ! Vous avez créé votre premier scénario Make !

Make propose aussi une collection de templates pré-faites pour vous permettre d'automatiser vos tâches récurrentes, par exemple des envois de mail à partir d'informations présentes dans un Google Sheets ou programmer des notifications slack à chaque nouvel entrant dans votre formulaire sur Webflow.

Techniquement, comment ça marche ?

Un scénario est une séquence d'étapes à exécuter. Pour chaque scénario, il faut spécifier la où on va chercher les données, la manière dont les données doivent être traitées, ainsi que les données à utiliser et celles à ignorer.

Make fonctionne en arrière plan, les scénarios peuvent être déclenchés de façon récurrente et tout se base sur le principe des calls API.

Une API ou Application Programming Interface est un outil permettant à deux applications de communiquer entre elles. Les API sont comme une porte d’entrée dérobée, si les données d'un site sont stockées dans un entrepôt, l'API permet d'accéder à une partie prédéfinie de l'entrepôt sans passer par l'accueil.

Par exemple Make peut se connecter à l'API de Gmail pour pouvoir parcourir les mails d'une certaine boîte avec le call API "watch emails".

Ajoutez un module “Router” dans votre scénario pour envoyer les factures vers un dossier “Compta”, et les visuels vers un dossier “Design”. Votre Drive devient automatiquement organisé.

L'idée de génie

Chez Nocode Factory, nous sommes experts Make

Nous utilisons cet outil puissant pour nos sites Webflow ainsi que pour des missions d'automatisation pour nos clients. Voici quelques exemples de ce que l'on peut faire avec Make :

• Création automatisée des factures
• Générer des docs pdf personnalisés, les stocker sur un Drive et les envoyer par email à partir d'un Excel
• Être alerté sur Slack à chaque fois qu'une modification a été effectuée dans un Dropbox
• Faire des scénarios de relance en fonction des réponses à des emails de prospection