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Comment créer un CRM efficace avec Airtable ?

La gestion des relations clients (CRM pour “Customer Relationship Management”) est un enjeu essentiel pour les entrepreneurs et les entreprises. Airtable, digne successeur d’Excel, propose une approche nouvelle de la création et de l’exploitation de bases de données. Envie d'apprendre comment faire ?

Titouan

Tutoriel

July 8, 2021
5 min

La gestion des relations clients (CRM pour "Customer Relationship Management") est un enjeu essentiel pour toute entreprise. Une organisation efficace et fonctionnelle de sa base de données clients représente un gain de temps énorme. Avoir une base de données fiable, organisée et facilement exploitable est un vrai plus dans la gestion des fichiers client. C'est ce que permet Airtable en proposant une approche nouvelle de la création et de l'exploitation de bases de données.

Airtable est un logiciel à la croisée d'un tableur super flexible et d'un gestionnaire de bases de données. C'est actuellement l'un des outils nocode les plus appréciés, désigné par la communauté nocode comme le digne successeur d'Excel et Google Sheets.
vue aitable
Vue Airtable

Cet outil s'impose de plus en plus comme système CRM dans les startups et PME. Sa simplicité, son ergonomie et sa capacité à gérer un grand nombre de données informatiques en font un formidable outil de productivité. En rendant plus accessible la création de bases de données et  plus intuitive leur exploitation, Airtable facilite la gestion de données client. D'autant plus que, chose assez rare pour le souligner, Airtable est un tableur agréable à l'œil. Coloré et épuré, son design rendrait presque agréable la comptabilité.

Le CRM (Customer Relationship Management) ou gestion de la relation client est un modèle de gestion des relations et interactions entre une entreprise et ses clients.

Airtable offre donc des armes solides pour constituer un système CRM efficace. Voyons comment les exploiter pleinement.

Constituer une base de données Airtable de façon optimale

La première étape consiste à rentrer les données de votre base dans le tableur. On peut évidemment le faire "from scratch" en partant de zéro, ou en important un fichier CSV (fichier informatique de type tableur, dont les valeurs sont séparées par des virgules), ou même  un fichier Google sheets ou Numbers pour Mac. Ainsi il est assez aisé de migrer d'un tableur à Airtable.

Cette étape est assez classique et commune à tous les tableurs, mais il existe quelques spécificités qu'il est bénéfique d'exploiter. En rentrant vos données, dans chaque nouvelle colonne, Airtable vous propose un certain nombre de "types" qui sont autant de formats différents pour formater vos données (texte, email, date, prix, pourcentage, checklist, chois multiple...)

types de colonnes Airtable
Types de formattage de colonnes Airtable

Cette étape est de loin la plus importante dans la constitution d'un système CRM, il convient de rentrer ou d'importer les informations utiles. Prenons l'exemple d'un graphiste freelance qui souhaite organiser son répertoire client.

Comme dans Excel ou Google sheets, il est également possible de faire des liens entre les fenêtres avec des rollups.

Le point fort d'Airtable: les views

En plus de pouvoir trier et filtrer vos données, Airtable propose plusieurs options pour les visualiser de manière efficace. La vue en grille "classique" permet de rentrer efficacement des données dans Airtable mais d'autres sont plus visuelles et permettent de se représenter plus efficacement le système CRM en fonction des besoins.

changer de vue airtable
Options de views Airtable

Dans le cas de notre exemple, la vue calendrier permet d'afficher les données sous forme de temps de prestation avec les débuts et les deadlines. Cette vue permet ainsi de mieux visualiser dans le temps les projets en cours et à venir.

vue calendrier Airtable
Vue "calendrier"

Une autre vue particulièrement utile est la vue Kanban, particulièrement efficace en gestion de projet. Dans notre exemple on peut ainsi très rapidement voir quels projets sont en cours et lesquels sont terminés. L'une des forces de Airtable est également que tout changement dans l'une des vues se fait automatiquement dans toutes les autres. Ainsi un drag and drop dans la vue Kanban se synchronise instantanément avec la vue grille.

vue kanban airtable
Vue Kanban Airtable version mobile

Développée en 1950 chez Toyota, la méthode Kanban vise à optimiser la capacité de production de l'entreprise nippone. Littéralement "étiquette" en japonais, cette méthode basée sur la visualisation permet de produire à la demande des clients.

Il est également possible avec Airtable de classer les données (prix moins cher → plus cher par exemple) et de les filtrer (n'afficher que les projets en cours par exemple).

Conclusion

La clé d'un bon système CRM se trouve dans l'organisation et l'exploitation pertinente des données disponibles. Excel avait déjà révolutionné le CRM en 1985 en permettant la rentrée d'un grand nombre de données, aujourd'hui Airtable va plus loin en proposant un outil à la fois puissant et facile d'utilisation permettant d'avoir différents angles de vue sur une même base de données. Cela rend ainsi les choses plus visuelles et permet de se démarquer des tableurs traditionnels en offrant un outil particulièrement efficace en CRM.

La gestion des relations clients (CRM pour "Customer Relationship Management") est un enjeu essentiel pour les entrepreneurs et les entreprises. Airtable, digne successeur d'Excel, propose une approche nouvelle de la création et de l'exploitation de bases de données.